Les obligations en matière de logiciels de caisse ou de caisses enregistreuses

La Loi de Finances pour 2016 instaure l’obligation, à compter du 1er janvier 2018, pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA (y compris les professionnels exonérés de TVA), d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé et certifié, afin d’enregistrer les paiements de leurs clients.

Cette mesure est destinée à lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes.
Cette obligation rendra impossible la fraude qui consiste à reconstituer, par un logiciel frauduleux, des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

A compter du 1er janvier 2018, le système choisi devra satisfaire aux conditions suivantes :

  • Inaltérabilité ;
  • Sécurisation ;
  • Conservation ;
  • Archivage des données ;
  • Certification par un organisme accrédité ou attestation individuelle délivrée par l’éditeur pour chaque logiciel utilisé.

L’Administration fiscale a publié, le 3 août, ses commentaires relatifs à cette nouvelle obligation.

Il existe différentes solutions pour se mettre en conformité d’ici le 31 décembre 2017 :

  • En mettant à jour le logiciel de caisse ;
  • En achetant un nouveau logiciel de caisse certifié ou homologué par une attestation individuelle par l’éditeur de logiciel, dans le cas où il n’est pas possible de mettre à jour le système de caisse.

En cas de contrôle, les entreprises devront être en mesure de présenter une attestation de l’éditeur du logiciel ou une homologation délivrée par un organisme accrédité.
En France, il s’agit de l’AFNOR, qui a référencé la certification sous la norme NF 525.
L’Administration fiscale pourra procéder à des contrôles inopinés des logiciels et/ou systèmes. La procédure en cause ne permettra pas, en revanche, à l’Administration fiscale de procéder à une vérification de comptabilité.

En cas de manquement à l’obligation de conformité, il est prévu l’application d’une amende d’un montant de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse, amende qui ne sera appliquée qu’à l’issue d’un délai franc de 30 jours (délai servant à la formulation d’observations ou à la fourniture de l’attestation). 

Cette amende pourra être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes que le logiciel frauduleux aurait permis de dissimuler.

En cas de manquement, un délai pour se mettre en conformité est prévu par l’administration fiscale.
L’entreprise, prise en défaut, aura un délai de 60 jours, à compter de l’établissement du procès-verbal dressé par les agents, à l’issue du contrôle effectué dans les locaux de l’entreprise, pour se mettre en conformité. A défaut de mise en conformité dans ce délai, l’administration sera en droit de notifier une nouvelle amende de 7 500 euros. 

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